Facturen maken en de eisen welke aan facturen worden gesteld

Ik kom het nogal eens tegen ….. facturen waar het e.e.a. niet aan klopt, met name dat er nog weleens gegevens ontbreken.

Wanneer moet je een factuur maken. En wanneer hoeft dat niet?

Je hoeft géén factuur te maken wanneer je goederen en diensten levert aan particulieren.

Er zijn hier een paar uitzonderingen op, t.w.:

  1. Je bent groothandel in levensmiddelen, tabaksgrondstoffen, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken en voor ten minste 80{0a8a90fe82c3764693e83d3d52864dc2100c284cb12011345aea03ad390761d1} van jouw afnemers is ondernemer.
  2. Je levert een (bijna) nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land.
  3. Je levering is een afstandsverkoop (dit zijn verkopen waarbij goederen door jou of voor jouw rekening vanuit Nederland naar een ander EU-land worden vervoerd en waarbij jouw afnemer onder een van de volgende groepen valt: particulieren, bijzondere ondernemers of rechtspersonen die geen ondernemer zijn).

In alle andere gevallen ben je verplicht een factuur te maken.

Er zijn ondernemers die niet aan de factuureisen hoeven te voldoen en wel de volgende:
  • Ondernemers in het taxivervoer en openbaar vervoer
  • Ondernemers in de horeca
  • Ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren. Ben je gedeeltelijk vrijgesteld, dan moet je voor de belaste goederen of diensten wel een factuur maken
  • Ondernemers die vallen onder de landbouwregeling of de veehandelsregeling
  • Ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de fatuur maakt zoals bijvoorbeeld bij veilingen

Maak je gebruik van een taxi of openbaar vervoer dan zul je een vervoersbewijs hebben/krijgen. Deze volstaat in de boekhouding als factuur. Zo ook in de Horeca, hier volstaat een kassabon. Op deze bonnen staat meestal wel de naam en adresgegevens van de ondernemer die de dienst levert.

NOTE: Bij een intracommunautaire levering (levering aan een ander EU-land) moet je altijd een factuur uitreiken. Is er sprake van een vooruitbetaling in verband met een intracommunautaire levering, dan hoef je daarvoor geen factuur uit te reiken. De factuur volgt de goederen/diensten.

En wat zijn dan de eisen waaraan een factuur moet voldoen, het zijn er nogal wat vandaar een opsomming:

  • Jouw bedrijfsnaam en adresgegevens
  • Het btw-nummer en Kamer van Koophandel nummer van jouw onderneming
  • De naam en adresgegevens van de klant -> de naam dient hetzelfde te zijn als waarmee de ondernemer ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel
  • Wanneer je aan het buitenland factureert: Het btw-nummer van de buitenlandse klant
  • De datum
  • Een opeenvolgend factuurnummer, Dus niet: 01-2017 02-2017 maar 2017-01 2017-02                                            En niet: 2017-01-05 (datum omgekeerd) en de volgende factuur 2017-01-07 (datum omgekeerd), buiten het feit dat je geen opvolgende nummers gebruikt, wat als twee facturen met dezelfde datum wilt gaan maken!
  • De aard van de goederen of diensten …… wat verkoop je?
  • De hoeveelheid van de goederen of de omvang van de dienst ….. hoeveel verkoop je?
  • De datum dat je de goederen/diensten levert wanneer deze afwijkt van de factuurdatum
  • Het bedrag exclusief BTW
  • Het BTW tarief ({0a8a90fe82c3764693e83d3d52864dc2100c284cb12011345aea03ad390761d1}) en het BTW bedrag
  • Het bedrag inclusief BTW

Wanneer je je facturen maakt in een facturatieprogramma of je hebt de mogelijkheid facturen te maken in je administratieprogramma dan maak je de lay-out van je factuur 1 keer en zorg je dat deze aan alle eisen voldoet. Voor een professionele uitstraling van je factuur is consistent zijn ook belangrijk.

Zie hieronder een voorbeeld met commentaar.